PHẦN MỀM ISO ĐIỆN TỬ ( còn gọi là iso online)

Đối với các đơn vị, khi mà số lượng nhân viên ít và công việc liên quan đến giấy tờ không nhiều, họ có thể sử dụng các công cụ như thư điện tử, máy quét, máy fax, máy in, tủ hồ sơ ... để trao đổi dữ liệu, ký duyệt form biểu, lưu trữ và tìm kiếm cho công việc của họ.

Tuy nhiên, trên thực tế các công cụ này tỏ ra rất hạn chế, đối với các công việc đơn giản và chỉ có 2 người thực hiện, nó có thể không nảy sinh ra những bất tiện. Nhưng với công việc đòi hỏi phải tuân thủ các quy trình một cách nghiêm ngặt và có sự tham gia của nhiều người trong đơn vị, những công cụ nói trên sẽ tỏ ra bất tiện và không thể thực hiện được. Có thể nhìn thấy một loạt các nhược điểm đó:

 -  Luồng xử lý công việc nhiều khi rất phức tạp;

 - Việc quản lý hoặc giám sát nhân viên thực hiện công việc theo quy trình rất khó khăn và mất thời gian cho người quản lý, giám sát chất lượng;

- Với các dự án với khối lượng hồ sơ lớn, việc lưu trữ để tránh thất thoát giấy tờ và tìm kiếm nhanh chóng khi cần là một vấn đề khó;

- Đối với nhân viên mới thường mất nhiều thời gian để tìm hiểu về các quy trình xử lý phục vụ cho công việc của họ;

- Việc phê duyệt form biểu thường gây mệt mỏi và mất thời gian cho người yêu cầu, họ thường phải đi gặp trực tiếp tất cả những người ký form biểu cho họ. Bởi vì việc trao đổi thông tin không thuận lợi giữa người yêu cầu và những người tham gia ký duyệt trong quá trình phê duyệt form biểu, dẫn đến form biểu phải lập đi lập lại nhiều lần.

- Việc tuân thủ các quy trình trong công việc là một điểm tốt nhưng cũng chính vì những lý do đó nếu cán bộ lãnh đạo đi vắng, công việc cần đến chữ ký của anh ta không được phê duyệt dẫn đến công việc bị ngừng trệ, đôi khi có thể dẫn đến làm thiệt hại cho đơn vị.