Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán (PMKT) từ lâu đã trở thành trợ thủ đắc lực của người làm kế toán nhờ khả năng xử lý nghiệp vụ nhanh chóng với độ chính xác cao. Nếu như bạn đang phân vân không biết nên sử dụng phần mềm nào để công tác kế toán được hiệu quả nhất, hay muốn tìm hiểu các phần mềm miễn phí nào tốt, thì có thể tham khảo những gợi ý dưới đây.

1. Phần mềm kế toán là gì?

Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính xử lý các thông tin kế toán một cách tự động thông qua các thao tác nhập liệu. Sau khi người dùng cung cấp các dữ liệu đầu vào là chứng từ, số liệu, sổ sách, phần mềm sẽ xử lý lên các báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo biểu mẫu nhờ vào các công thức, thủ tục, quy trình được thiết lập sẵn, giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động quản lý tài chính – kế toán của doanh nghiệp mình và tiết kiệm thời gian, công sức cho người làm công tác kế toán.

2. Các phần mềm kế toán thông dụng nhất hiện nay

Hiện trên thị trường có rất nhiều loại phần mềm kế toán. Tuy nhiên chia theo cấu trúc của các loại PMKT hiện nay thì có hai loại phần mềm chủ yếu: Phần mềm đóng gói và phần mềm phát triển theo yêu cầu riêng.

So sánh ưu, nhược điểm của hai loại phần mềm trên:

A. Phần mềm đóng gói :

Ưu điểm:

– Chi phí phát triển phần mềm đóng gói được phân bổ cho hàng nghìn khách hàng nên giá thường rẻ.

– Có tính cải tiến liên tục dựa vào phân tích phản hồi và những yêu cầu mới của khách hàng.

– Dễ sử dụng ngay cả với những người không am hiểu ký thuật. 

– Thời gian triển khai cũng rất nhanh gọn, không cần chờ đợi. 

Nhược điểm:

– Không thể đáp ứng 100% yêu cầu của doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất có tính đặc thù cao

– Do phần mềm phục vụ số đông các doanh nghiệp với lĩnh vực khác nhau nên có nhiều tính năng không sử dụng đến

B. Phần mềm phát triển theo yêu cầu:
Ưu điểm:
– Vì làm theo ý tưởng từ khảo sát thực tế của khách hàng nên gần như đáp ứng được hết yêu cầu từ phía doanh nghiệp.
– Được nhận sự hỗ trợ chu đáo trong quá trình triển khai ứng dụng và công tác bảo trì, nâng cấp phần mềm…
Nhược điểm:
– Cần thời gian khảo sát tư vấn và xây dựng hệ thống nên kéo theo thời gian triển khai để viết phần mềm lâu hơn phần mềm đóng gói.
– Chi phí phát triển phần mềm rất lớn nên kéo theo giá thành cao.
– Chỉ có thể đáp ứng yêu cầu công việc của doanh nghiệp ở một thời điểm nào đó, trong tương lai nếu có sự thay đổi trong cấu trúc, quy mô doanh nghiệp hay cách thức quản lý, việc sử dụng phần mềm này sẽ gặp nhiều hạn chế.

Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc điểm tương ứng với nhu cầu sử dụng phần mềm kế toán khác nhau. Bạn cần cân nhắc kỹ ưu nhược điểm của từng loại để lựa chọn sản phẩm phù hợp. Bên cạnh cách chia theo đặc tính của phần mềm, các phần mềm kế toán cũng có thể chia theo theo cách thức làm việc: phần mềm online và phần mềm offline. Ngoài ra, nhiều người cũng phân loại theo tiêu chí chi phí sử dụng phần mềm tức là phần mềm sẽ được chia thàn hai loại là miễn phí và trả phí.

3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp 

Sau khi lựa chọn được loại phần mềm phù hợp với doanh nghiệp, Ketoan.vn xin gợi ý cho bạn các tiêu chí để lựa chọn được phần mềm tốt nhất

Phù hợp với loại hình doanh nghiệp

Điều kiện tiên quyết của một phần mềm kế toán là phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ tài chính, kế toán của một doanh nghiệp. Phần mềm phải quản lý được đầy đủ các số liệu như: tiền mặt, tiền gửi, vật tư hàng hóa, xây lắp, sản xuất… Đáp ứng phù hợp với đặc thù của các loại hình, quy mô kinh doanh, các ngành nghề khác nhau như: Thương mại, dịch vụ, sản xuất…

Vì vậy, một phần mềm kế toán tốt phải có đầy đủ các tính năng, tiện ích và đáp ứng điều kiện của các loại hình hoạt động của doanh nghiệp và lợi ích của phần mềm kế toán dành cho các loại hình doanh nghiệp thể hiện rõ qua những tính năng, tiện ích, đặc điểm,…

Tốc độ xử lý cao

Thời gian hoàn thành công việc là một trong những yếu tố quan trọng với kế toán. Một phần mềm chạy chậm không những đem lại sự không thoải mái cho người sử dụng mà còn gây ra những hậu quả không tốt cho doanh nghiệp. 

Giao diện thân thiện, dễ dàng thao tác

Một trong những câu hỏi đầu tiên kế toán viên nghĩ tới khi tìm kiếm một giải pháp phần mềm phù hợp là “phần mềm này có dễ dùng hay không?” “Tôi không rành về công nghệ liệu có sử dụng được không?”

Một phần mềm kế toán thông dụng phải hướng tới sự tiện lợi, đơn giản dễ sử dụng với bất kỳ ai nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các tính năng tiện ích. Việc giao diện phức tạp, khó nhìn, quá nhiều chức năng không cần thiết rất dễ khiến người sử dụng bị nhầm lẫn, khó nắm bắt khi dò tìm các tính năng của phần mềm. 

Độ uy tín của nhà cung cấp

Thời gian hoạt động là một tiêu chí quan trọng để nói lên độ bền vững và mức độ uy tín của nhà cung cấp. Khách hàng mua phần mềm kế toán để sử dụng trong nhiều năm chứ không chỉ dùng trong một thời gian ngắn rồi bỏ.

Theo yêu cầu của cơ quan thuế thì chứng từ, sổ sách kế toán phải lưu trữ 10 năm mới được quyền tiêu huỷ. Khi xem xét số liệu kế toán thường xem chủ yếu bằng phần mềm nên phần mềm cũng nên giữ sử dụng trong thời gian tương ứng.

Chưa kể, thâm niên hoạt động lâu năm cũng là điểm cộng của đơn vị cung cấp vì họ là những người am hiểu rõ nét về thị trường, có thời gian dài nghiên cứu, phân tích nghiệp vụ kế toán cũng như hành vi sử dụng phần mềm trong công việc nên ngày càng đáp ứng nhu cầu của người dùng.

Hỗ trợ từ đơn vị cung cấp phần mềm

Nếu như lựa chọn phải một nhà cung cấp không uy tín thì doanh nghiệp rất khó để có thể nhận được sự hỗ trợ tốt nhất. Vì thế, nhà quản lý nên quan tâm đến tần suất cập nhật phần mềm. Hành động đó thể hiện sự chăm chút của nhà phát triển với sản phẩm của mình. Người hưởng lợi không ai khác chính là những người sử dụng.

Tiếp đến là đội ngũ tổng đài hỗ trợ. Khách hàng sẽ an tâm sử dụng phần mềm hơn khi biết rằng đội ngũ hỗ trợ luôn tư vấn 24/7, hướng dẫn hay xử lý các vấn đề xảy ra của phần mềm. 

Giá cả hợp lý

Giá phần mềm kế toán hợp lý là điều mà các doanh nghiệp nên cân nhắc. Tất nhiên, với các phần mềm kế toán miễn phí như excel thì kế toán sẽ không có nhiều tiện ích, tính năng còn với những phần mềm mà doanh nghiệp  phải trả phí để sử dụng thì sẽ có thêm nhiều tính năng tiện ích.

Tùy vào các tính năng được tích hợp hoặc loại hình của phần mềm mà giá cả có sự khác nhau. Tuy nhiên, giá thành của PMKT phụ thuộc rất nhiều vào chức năng được tích hợp. Thay vì lựa chọn phần mềm có quá nhiều chức năng thì chỉ nên lựa chọn đủ chức năng sử dụng của doanh nghiệp mình để tiết kiệm chi phí.